Tổng hợp và báo cáo
Gom dữ liệu từ nhiều nguồn, dựng báo cáo theo mẫu cố định và gửi đúng giờ cho đúng người, kèm cảnh báo khi số liệu bất thường.
Dịch vụRà soát quy trình của bạn
Xây luồng tự động cho việc lặp lại
Những việc làm đi làm lại mỗi ngày — nhập liệu, tổng hợp, gửi thông báo, tra cứu — chuyển thành luồng chạy tự động, giảm thao tác tay và giảm sai sót, để đội ngũ dành thời gian cho việc cần suy nghĩ.
3Dấu hiệu để quyết định có nên tự động hoá
0Thay đổi đột ngột — luôn chạy song song trước
4Bước từ chọn quy trình đến dùng chính thức
24hPhản hồi trong ngày làm việc
Dấu hiệu một quy trình đáng tự động hoá
Không phải việc nào cũng nên tự động hoá. Chi phí xây và bảo trì đôi khi lớn hơn lợi ích thu về. Ba dấu hiệu cho thấy nên làm: việc lặp lại nhiều lần mỗi tuần, đầu vào và đầu ra có cấu trúc rõ, và sai sót gây hậu quả đo được.
Thiếu một trong ba, VISUNAI thường khuyên để sau và tập trung vào việc khác trước.
Một luồng tốt còn phải tính đến ngoại lệ: khi dữ liệu bất thường thì dừng lại và báo người phụ trách, chứ không âm thầm chạy sai. Phần này chiếm phần lớn công sức thiết kế, và cũng là chỗ phân biệt luồng dùng được lâu dài với luồng phải bỏ sau vài tháng.
Những luồng thường được xây
Xử lý yêu cầu khách hàng
Phân loại yêu cầu đến, soạn phản hồi nháp theo mẫu để người phụ trách duyệt, chuyển đúng bộ phận và nhắc khi quá hạn.
Tra cứu tài liệu nội bộ
Nhân viên hỏi bằng ngôn ngữ thường ngày, hệ thống tìm trong kho tài liệu và trả lời kèm nguồn để kiểm chứng lại.
Cách làm một luồng
Chọn quy trình
Chấm điểm các quy trình đang có, chọn cái đáng làm trước theo ba dấu hiệu ở trên.
Vẽ luồng
Mô tả từng bước, chỗ nào máy làm, chỗ nào người duyệt, xử lý sao khi có ngoại lệ.
Dựng và chạy thử
Cho chạy song song với cách làm cũ trong vài tuần để đối chiếu kết quả trước khi tin dùng.
Chuyển sang dùng chính
Khi kết quả ổn định thì thay thế cách cũ, kèm hướng dẫn xử lý khi luồng gặp lỗi.
Kết quả thường thấy
- Thời gian cho đầu việc đó giảm rõ rệt, đo được bằng giờ công
- Kết quả đồng đều, không còn phụ thuộc vào người nào làm
- Có nhật ký để truy lại khi cần đối chiếu
- Đội ngũ dành thời gian cho việc cần suy nghĩ thay vì thao tác tay
- Ngoại lệ được phát hiện sớm thay vì lộ ra khi đã sai hàng loạt
Phù hợp với ai
Bộ phận vận hành
Có nhiều đầu việc lặp lại theo ngày hoặc theo tuần.
Chăm sóc khách hàng
Lượng yêu cầu đến lớn, nội dung lặp lại nhiều, cần trả lời nhanh và đồng đều.
Doanh nghiệp đang mở rộng
Muốn tăng quy mô mà không phải tăng nhân sự theo tỷ lệ tương ứng.
Cam kết của VISUNAI ở dịch vụ này
Chỉ tự động hoá việc đáng làm
Quy trình không đủ ba dấu hiệu thì chúng tôi khuyên để sau, thay vì nhận làm cho đủ phạm vi hợp đồng.
Luôn chạy song song trước
Luồng mới chạy cùng cách làm cũ vài tuần để đối chiếu, chỉ thay thế khi kết quả đã ổn định.
Người vẫn nắm quyền quyết định
Ở những khâu nhạy cảm, luồng dừng lại chờ người duyệt và ghi nhật ký đầy đủ để truy lại khi cần.
Liên hệ ngay
Bắt đầu từ nhu cầu của bạn
Chia sẻ ngắn bài toán hiện tại. VISUNAI chuẩn bị trước rồi mới trao đổi, để buổi nói chuyện đi thẳng vào việc thay vì hỏi lại từ đầu.